conservation des bulletins de salaire par l employeur

Ladurée de conservation minimale d'un bulletin de salaire dématérialisé est fixée par décret. Celui-ci doit être conservé pendant 50 ans, ou jusqu'au 75 ans du collaborateur. En cas de cessation éventuelle d’activité, le service mettant à disposition les bulletins est tenu d’en avertir l’utilisateur. Notre solution Ainsi l'employeur est avisé de faire la distinction entre les différents documents composant les dossiers personnels de ses salariés et de procéder au cas par cas. Pour les documents rentrant dans la comptabilité de l'employeur, le délai légal de 10 ans prévu à l'article 16 du Code de commerce s'impose. Lasaisie sur rémunération (ou saisie sur salaire) consiste à prélever une partie du salaire d'un salarié, quel que soit son contrat de travail, pour rembourser sa dette. L'employeur verse LesEIRL existants continuent cependant d'exercer leurs activités dans les mêmes conditions. C'est ce que prévoit la loi du 14 février 2022 sur les indépendants . Une entreprise Disponibilitédes bulletins de paie dématérialisés . L’employeur doit indiquer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : Soit pendant une durée de 50 ans; Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de mise à la retraite par l Site De Rencontre Amoureuse A Abidjan. Question Mon ancien employeur n’a pas versé les cotisations de retraite. Quelles démarches effectuer pour régulariser cette situation et valider mes droits à retraite ? Par Arthur Réponse Si votre employeur a prélevé les cotisations sur votre salaire, et que ces cotisations dues pour la retraite figurent sur vos fiches de paie, vous pourrez obtenir la validation gratuite des trimestres ou des points de retraite complémentaire correspondant. La présentation de vos bulletins de paie vous permettra de justifier de ces prélèvements. D’où l’importance de conserver tous ses bulletins de salaire. Vous devez prendre contact avec votre caisse de retraite concernée et lui demander comment régulariser vos droits à la retraite. Le plus souvent, elle vous demandera la présentation des originaux de vos bulletins de salaire. Une procédure de régularisation des cotisations arriérées Dans le cas où aucune cotisation retraite n’a été prélevée sur votre salaire et ne figure pas sur votre feuille de paie, une demande de régularisation de cotisations arriérées doit être présentée. Si vous pouvez contacter votre ancien employeur, vous pouvez lui demander de réaliser une régularisation en votre nom, c’est-à-dire d’effectuer le versement des cotisations qu’il aurait dû verser. Mais celui-ci n’a pas d’obligation. Si votre employeur refuse, ou si l’entreprise n’existe plus, vous pourrez régler vous-même les arriérés de cotisation pour valider vos droits à la retraite pour la période correspondante. Vous devez adresser une demande écrite à votre caisse de retraite. Le montant des cotisations est à régler en une seule fois. Ces cotisations sont déductibles de votre revenu imposable. Tout comprendre sur la fiche de paie dématérialisée La paie est une mission importante pour le service RH et peut demander beaucoup de temps. Tous les mois le service RH doit distribuer les fiches de paie à chaque collaborateur et répondre aux différentes réclamations. La dématérialisation des fiches de paie permet d’éviter cette distribution, souvent fastidieuse, et la mise sous pli afin que le service RH se consacre à des tâches à plus hautes valeurs ajoutées. Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ? Les bulletins de salaire dématérialisés sont une forme électronique du bulletin de paie papier traditionnel. Le remise du bulletin se fait sur l’espace personnel du salarié, appelé CPA Compte Personnel d’Activité. Chaque fiche est accessible en ligne à chaque fois qu’un employé a besoin d’y accéder, sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. La fiche de paie dématérialisée remplace donc le format papier classique, pour les entreprises qui souhaitent le mettre en place. Pourquoi choisir la dématérialisation des fiches de paie ? A l’ère du numérique et du digital, on se demande parfois pourquoi on imprime toujours autant de papier. En effet les logiciels de dématérialisation des fiches de paie tels que celui proposé par PeopleSpheres vous proposent numériser tous vos bulletins, pour des avantages en termes de temps, de coûts ou encore d’empreinte écologique. C’est en effet l’un des atouts de la dématérialisation les impressions des bulletins papier, l’envoi postal ou la remise en main propre ne sont plus nécessaires, mais ce n’est pas le seul avantage. Pour résumer ce qui a été dit dans cet article, la dématérialisation permet aussi de stocker directement toutes les fiches de paie de façon sécurisée, supprimant ainsi tout risque de perte. Chaque collaborateur reçoit ainsi directement sa fiche de paie sur son espace numérique CPA, accessible depuis son ordinateur ou son mobile. Les échange entre le collaborateur et l’employeur sont traçables on peut donc facilement retrouver à quelle date on a envoyé virtuellement une fiche de paie à un collaborateur. Conformément à la réglementation, les fiches de paies sont archivées dans le logiciel pendant 5 ans, et vous pouvez les retrouver et les renvoyer aux collaborateurs très facilement. Quels sont les avantages des bulletins de paie dématérialisés ? Quand on parle du stockage des documents, en particulier lorsqu’il s’agit de données personnelles ou sensibles telles que les fiches de paie, les réactions sont généralement divisées entre ceux qui sont franchement pour et ceux qui sont contre. Une bonne gestion du processus de paie apporte néanmoins des avantages indiscutables tels que Une économie en termes de coûts de production et d’envoi Un gain de temps Un stockage plus sûr grâce aux espaces sécurisés et aux coffres forts numériques Une simplification du processus de consultation et de partage des fiches de paie Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ? Le logiciel de dématérialisation de vos fiches de paie de PeopleSpheres vous permet une connexion avec le logiciel de paie qui exporter les données des fiches de paie pour effectuer la dématérialisation. La sécurité est le mode d’ordre avec un archivage en tout sécurité et soumis aux réglementations avec un délai de conservation de 5 ans. Enfin, rassurez vos collaborateurs avec un accès à double authentification de l’espace dédié. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation ? En termes de gestion administrative, des dizaines d’éditeurs de logiciels RH proposent un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie existent. Difficile donc de choisir entre les différentes offres proposées. Voici donc les fonctionnalités principales d’un bon logiciel de ce type Distribution et archivage des bulletins de paie Stockage des fiches de paie durant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié Notification dès réception d’un nouveau bulletin Quels sont les logiciels complémentaires ? La digitalisation du monde de l’entreprise amène de nouveaux enjeux et les processus RH ne sont pas épargnés. Pour ce qui est de la gestion de la paie et de l’administratif, une multitude de logiciels a émergé ces dernières années. Chaque logiciel de paie propose ainsi des fonctionnalités différentes, qui apportent de nombreux bénéfices à opter pour le système de fiche de paie dématérialisée. Parmi ces fonctionnalités La mise à disposition de coffres-forts numériques, pour le sockage et la sécurisation des données Le recours possible à la signature électronique pour simplifier les échanges La possibilité de connecter différents logiciels RH et SIRH, pour faciliter les échanges employé-entreprise. La dématérialisation des fiches de paie permet donc au RH d’automatiser l’envoi des fiches de paies et au collaborateur de recevoir chaque mois une notification pour l’avertir que sa fiche de paie est disponible. Il peut ensuite la consulter, ainsi que toutes ses fiches de paie précédentes. Cela permet de ne faire aucune impression pour les fiches de paie, d’éviter les demandes incessantes au service RH et de gagner du temps. Quelle législation autour du bulletin de paie électronique ? Dans le cadre de la Loi Travail et depuis le 1er janvier 2017, un employeur peut mettre en place le système de fiche de paie dématérialisée sans en demander l’accord à ses salariés. Avant cela, c’était au salarié d’en faire la demande. Celui-ci possède en revanche un droit d’opposition, qui lui permet de garder le droit de recevoir sa fiche de paie sous version papier. Pour ce qui est de la durée de conservation des fiches de salaire sous format électronique, la modification du Code du Travail prévoit 2 cas. En effet l’entreprise doit préserver la disponibilité des bulletins soit Durant 50 ans Jusqu’aux 75 ans de l’employé Chaque salarié doit pouvoir disposer de ses bulletins de paie au travers de son Compte Personnel d’Activité CPA et c’est lui qui en assume sa préservation. De son côté, l’employeur doit assurer l’intégrité et la confidentialité des données, comme c’était le cas pour les fiches sous support papier. Logiciel RH le SIRH de PeopleSpheres Le SIRH PeopleSpheres en mode SaaS propose un module qui permet cette dématérialisation des fiches de paie et propose aux collaborateurs un espace sécurisé dans lequel il pourra retrouver ces fiches de paie des 5 dernières années directement dans le logiciel. PeopleSpheres propose donc une solution de dématérialisation qui correspond à la société d’aujourd’hui et répond aux problématiques actuelles des RH. Fini les impressions et l’envoi de papiers, la distribution automatique des fiches de paie permet de rendre cette tâche fastidieuse plus facile et de vous faire gagner du temps. Les avantages d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de salaire + Archiver les bulletins électroniques Chaque bulletin de salaire est archivé automatiquement sur le coffre-fort électronique. Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique pendant plus de 5 ans conformément aux règlementations imposées par le code du travail. Par conséquent, le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne permettant un archivage électronique. Ainsi, chaque salarié peut consulter la fiche de salaire qu’il souhaite en ligne. Garantir la sécurité des documents Dès que le coffre-fort est paramétré, il va aspirer » automatiquement les nouveaux documents et les stocker dans votre espace personnalisé sécurisé. Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie permet de garantir l’intégrité de chaque bulletin électronique. Réduire les coûts Les feuilles de salaire étant envoyées par voie électronique, les coûts d’affranchissement et les frais de transport sont donc considérablement réduits. Tous vos bulletins de paye sont émis sous forme électronique. Grâce à un logiciel de dématérialisation des fiches de paie, vous n’envoyez plus aucun bulletin papier. Plus besoin d’envoyer un bulletin de paye par voie postale ou de remettre un bulletin en main propre. Gérer les accès Un autre avantage à dématérialiser les bulletins de salaire est que vous pouvez gérer l’accessibilité de chaque feuille de paye. Faciliter l’élaboration des feuilles de salaire La création des fiches de paye est ainsi facilitée. Les mentions obligatoires cotisation salariales, cotisations patronales, charges sociales, obligations légales… sont déjà insérées dans le modèle de bulletin. Par ailleurs, les informations relatives à chaque collaborateur sont également insérées automatiquement dans les bulletins de salaire montant de la rémunération brute, numéro de sécurité sociale, nom et l’adresse…. Les données personnelles des salariés doivent, comme toute autre catégorie de données à caractère personnel, être conservées pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées »[1]. Cette règle, dont la méconnaissance peut être lourdement sanctionnée[2] s’applique notamment aux données figurant sur les bulletins de paie, notamment lorsqu’ils sont sous forme électronique. L’article L. 3243-4 du Code du travail, issu de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009, prévoit une durée de conservation du double des bulletins » ou des bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ». Cette durée est une durée de cinq ans. Notons que cette durée de cinq ans n’est nullement une durée absolue à ne pas dépasser, même pour les bulletins de paie sur support papier, puisque ces documents sont également des pièces comptables qui, en tant que telles, doivent, selon l’article L. 123-22 du Code de commerce, être conservées par l’employeur pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture des comptes annuels. Mais il s’avère que la durée de cinq ans de l’article L. 3243-4 du Code du travail n’est désormais plus applicable aux bulletins de paie sous forme électronique, même s’ils étaient visés par ce texte en 2009. Qu’est-ce qu’un bulletin de paie sous forme électronique ? Selon l’article L. 3243-2 du code du travail Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6 ». Il résulte de ce dernier texte, dans sa rédaction actuelle, que chaque titulaire d’un compte personnel d’activité » […] a accès à […] un service de consultation de ses bulletins de paie, lorsqu’ils ont été transmis par l’employeur sous forme électronique dans les conditions mentionnées à l’article L. 3243-2 ». En pratique, il s’agit de bulletins de paie émis nativement sous forme dématérialisée[3] Un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés devait en déterminer les modalités. Les durées de conservation du bulletin de paie sous forme électronique Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016, rendu après avis de la CNIL, a finalement fixé les règles suivantes[4] L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de cinquante ans ; soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5, augmenté de six ans schématiquement 75 ans. Il ressort, implicitement mais nécessairement, des dispositions réglementaires applicables et notamment de l’article D. 3243-7 du Code du travail que le point de départ des durées qui viennent d’être rappelées est l’émission du bulletin de paie sous forme électronique. De quelle durée de conservation parle-t-on pour les bulletins de paie sous forme électronique ? Comme le rappelle la CNIL[5], il convient, pour chaque catégorie de données, de définir une durée de conservation en base active, le cas échéant en archivage intermédiaire, et, le cas échéant beaucoup plus rarement, en archivage définitif. Quel événement constitue le point de départ de la conservation du bulletin ? La date de son émission ou de son enregistrement en base active ? La date de son archivage archivage intermédiaire ? Dans le référentiel GRH de la CNIL[6], la CNIL répond à ces questions, en retenant que le bulletin de paie en version dématérialisée » est conservé 1 mois en base active, 50 ans en archivage intermédiaire simplification des règles énoncées par l’article D. 3243-8 du Code du travail. Une conservation jusqu’à la date de liquidation des droits à la retraite ? Les caisses de retraite complémentaire demandaient, avant 2016, aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés des pièces justificatives leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à la retraite. Au demeurant, la CNIL[7] considérait, en 2004, que si les motifs des absences ne devaient pas être conservés au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie, les informations nécessaires à l’établissement des droits du personnel droits à la retraite.. », pouvaient être conservées sans limitation de durée ». L’on en déduisait, en pratique, l’obligation, pour les employeurs, de conserver les bulletins de paie jusqu’à la date de liquidation des droits à la retraite. Si cette pratique n’a jamais été validée par un texte législatif ou réglementaire, la très longue durée de conservation des bulletins de paie sous forme électronique vient, en quelque sorte, la valider a posteriori. Pascal ALIX, avocat associé et DPO externe [1] Article 5. 1 e du RGPD [2] Article du RGPD [3] D’où le nom du décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité » [4] Article D. 3243-8 du Code du travail [5] [6] [7] délibération n°2004-097 de la CNIL du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en oeuvre par les personnes morales de droit privé dispense n° 002 Skip to content eDocGroupQui sommes nousExpertiseRejoignez-nousVous êtes…EntrepriseExpert-ComptableSecteur PublicNos solutionsDesk RHeDocSigneDocSafeDemande d’information DESK RHeDocGroup2021-11-08T145014+0100 Desk RH, le coffre fort numérique pour les bulletins de paieLe coffre-fort numérique Desk RH distribue automatiquement les bulletins de paie, facilite le partage et la signature des documents RH, tout en conservant les archives pendant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié. Un coffre-fort numérique RH pour l’employeurRapide à déployer et autonome des logiciels de paie, notre solution Desk RH permet à l’entreprise d’optimiser les coûts de fonctionnement et de gagner du temps dans la gestion de ses ressources humaines. Distribution des bulletins de paie et documents RH Signature électronique Archivage dématérialisé pendant 10 ans Un coffre-fort numérique pour les salariésChaque salarié bénéficie gratuitement et à vie d’un coffre-fort numérique personnel pour Visualiser son bulletin de salaire dès la réception du virement Signer puis archiver ses contrat de travail et autres documents des ressources humaines en ligne Centraliser ses documents RH ainsi que ceux à titre privé, grâce aux collecteurs de factures Loi El-Khomri dématérialisation du bulletin de paie Le bulletin de paie numérique doit être conservé par l’employeur et par le salarié. La conservation des bulletins de paie numériques est garantie grâce au dépôt dans un coffre-fort certifié AFNOR NF 203 CCFN. Depuis le 1er janvier 2017, avec la loi El Khomri, l’employeur peut opter pour la dématérialisation des bulletins de salaires sans l’accord préalable des collaborateurs. C’est au salarié de manifester son refus s’il s’y oppose. Solution de dématérialisation RH sécuriséeVotre coffre-fort numérique employeur vous permet d’archiver tous les documents RH et de les distribuer aux salariés dans leurs propres coffres-forts numériques. Questions fréquentesOù sont hébergées les données des documents archivés ?eDocGroup2020-04-14T095423+0200Les données liées aux documents archivés dans les coffres-forts numériques Desk RH et eDocPerso sont hébergées en France. Et les serveurs utilisés par eDocGroup répondent au plus haut niveau de sécurisation. Les technologies de confiances garantissent l’intégrité des documents archivés. Les technologies de confiance sont notamment l’horodatage et les empreintes d’intégrité. Comment contacter le service client eDocGroup ?eDocGroup2020-04-14T095429+0200eDocGroup met à votre disposition l’aide en ligne pour vous permettre d’accéder aux réponses apportées par notre service clients aux questions les plus fréquentes. Vous pouvez contacter le service client par email support . Nos techniciens apporteront une réponse adaptée et personnalisée à votre demande dans les plus brefs salariés doivent-ils donner leur accord pour la dématérialisation ?eDocGroup2020-04-14T095434+0200L’article D3243-7 du Code du travail vous autorise à dématérialiser les bulletins de paie sans l’accord de vos salariés. Vous devez simplement les informer de leur droit d’opposition. A l’exception du secteur public, où les agents n’ont pas de droit d’ si un salarié quitte l’entreprise ?eDocGroup2020-04-14T095442+0200Quoi qu’il arrive le salarié conserve son coffre-fort numérique gratuitement et sans limite de durée. Le salarié pourra toujours y accéder, même en cas de départ de l’entreprise. Quels sont les avantages pour le salarié ?eDocGroup2020-04-14T095506+0200Grâce à son coffre-fort numérique le salarié peut centraliser jusqu’à 10 Go de documents administratifs personnels. En activant les collecteurs, il peut archiver ses factures personnelles, ses avis d’imposition, ses papiers d’identité, ses mots de passe c’est un véritable domicile en ligne ! Il peut aussi facilement partager l’ensemble de ces documents aux personnes de son choix, par l’envoi de mails, sur une durée qu’il définit. Comment les salariés peuvent-ils activer leur coffre-fort numérique ?eDocGroup2020-04-14T095513+0200La création d’un coffre-fort salarié se fait grâce à l’utilisation d’un code d’activation. Ce code est envoyé au salarié après la création de son profil dans Desk RH ou via des relances, par email ou en format Desk RH distribue les bulletins de paie à chaque salarié ?eDocGroup2020-04-14T095518+0200Desk RH découpe le fichier de bulletins de paie pour vous. Ainsi, dès que les salariés ont activé leurs coffres-forts numériques personnels, la distribution est automatique et quel logiciel de paie Desk RH est-il compatible ?eDocGroup2020-04-14T095525+0200Desk RH est indépendant des logiciels de paie. Vous importez simplement le fichier PDF de vos bulletins de paie dans Desk RH, que ce soit un fichier issu de votre logiciel de paie ou fourni par votre expert-comptable. eDocPerso, le coffre-fort numérique des salariés Véritable domicile numérique, eDocPerso permet aux salariés de recevoir leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique certifié AFNOR et de centraliser tous leurs documents personnels de façon sécurisée. Gratuit pour le salarié et disponible à vie L’appli est disponible en téléchargement gratuit Mohamed jamal maatouk Je suis chef d’entreprise et j’emploie un peu plus de cent salariés. Comme l’exige la loi, j’effectue un prélèvement sur leur salaire pour payer l’impôt sur le revenu. Ma question est de savoir s’il y a une relation entre le délai de prescription et le délai de conservation des documents comptables. Pour la prescription, je sais qu’elle est de quatre ans en matière fiscale. Par conséquent, est-ce que je dois conserver les documents comptables pendant quatre ans également ? En effet, l’employeur a l’obligation et la responsabilité de procéder au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu de ses salariés, et toute opération qui n’a pas été faite engage sa responsabilité, qui peut être civile comme elle peut être pénale. Conserver les documents comptables constitue une obligation légale. Selon l’article 211 du code général des impôts, chaque contribuable a une obligation de conserver et de veiller à la bonne conservation des documents comptables pendant un délai de dix ans et non pas de quatre ans comme posé dans votre question. Les contribuables ainsi que les personnes physiques ou morales chargés d’opérer la retenue de l’impôt à la source sont tenus de conserver pendant dix 10 ans, au lieu où ils sont imposés, les doubles des factures de vente ou des tickets de caisse, les pièces justificatives des dépenses et des investissements, ainsi que les documents comptables nécessaires au contrôle fiscal, notamment les livres sur lesquels les opérations ont été enregistrées, le grand livre, le livre d’inventaire, les inventaires détaillés s’ils ne sont pas recopiés intégralement sur ce livre, le livre-journal et les fiches des clients et des fournisseurs, ainsi que tout autre document prévu par la législation ou la réglementation en vigueur. En revanche, les contribuables qui tiennent la comptabilité par procédé électronique ou ceux qui sont obligés de tenir cette comptabilité sous format électronique, doivent conserver les documents comptables précités sur support électronique. Si toutefois il viendrait que le contribuable perde ses documents comptables pour quelque cause que ce soit, il doit en informer l’inspecteur des impôts, selon le cas, de son domicile fiscal, de son siège social ou de son principal établissement, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les quinze jours suivant la date à laquelle il a constaté ladite perte. Ce délai est porté à trente jours, en cas de force majeure.

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